Mesmo com todos os avanços tecnológicos para auxiliar as empresas com a logística, um problema é bastante recorrente: a ruptura de estoque.

Nos últimos anos, a maior parte dos negócios tem modernizado as suas operações logísticas, o que contribui com a produtividade e evita perdas. Contudo, problemas como a ruptura de estoque podem persistir.

Entenda o que é, como acontece e também as soluções para evitar o problema.

O que é ruptura de estoque?

A ruptura de estoque nada mais é do que uma falta nas gôndolas do supermercado ou loja. Ou seja, quando um cliente procura por uma determinada marca de sabão em pó que é vendida naquele supermercado, mas não encontra nas prateleiras naquele momento, ocorreu uma ruptura de estoque.

Nem precisamos dizer que isso é um problemão, não é mesmo? Afinal, o cliente insatisfeito com aquele estabelecimento sai em busca do produto que deseja em outro supermercado. A ruptura de estoque também pode levar o cliente a evitar aquele estabelecimento em sua próxima compra e priorizar aqueles nos quais é mais fácil encontrar o que procura.

A reposição de estoque é um processo complexo, no qual diversos aspectos devem ser levados em consideração, sempre pensando no cliente, para que ele jamais saia do supermercado sentindo falta de um determinado item.

Porém, justamente por ser um processo complexo, podem acontecer diversos problemas que afetam o equilíbrio do estoque. Um exemplo é que um item foi mais vendido do que costumava ser, o que ocasionou uma falta.

Mas, se o problema for mais frequente do que simplesmente sazonal, será necessário que a loja tome providências para equilibrar estoque e prateleiras.

Problemas causados pela ruptura de estoque

Se a ruptura de estoque, até o momento, parece um grande problema, veja outros desafios causados por ela:

• Diminuição no número de vendas entre 5 e 10%.
• 17% dos clientes adiam a compra ao não encontrar o que procuravam.
• 32% decidem procurar outra loja.
• 20% substituem por outro produto, na maioria dos casos por algo de menor valor.
• 70% dos clientes têm a tomada de decisão pela compra ao verem o produto ali. Se o produto não está, não tomam decisão de compra.

A seguir, você entenderá como acontece a ruptura de estoque e quais os cuidados para evitar que o problema aconteça. Não deixe de ler até o final!

Como acontece a ruptura de estoque?

O estoque de um estabelecimento, geralmente, está nas mãos de um ou mais responsáveis, dependendo do tamanho da loja. O gestor (ou gestores) é responsável por realizar periodicamente o inventário, para observar os números referentes a entradas e saídas de itens. Não apenas para registrar e arquivar, esses números são dados preciosos para compreender o comportamento do cliente.

É exatamente a partir da falta dessa análise que acontece uma ruptura de estoque. Hoje, há processos automatizados que envolvem a logística no estoque e no armazém, que traz dados de maneira simplificada. Assim, é possível evitar a ruptura causada por erros humanos, por exemplo, na elaboração do inventário.

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Quais as principais causas deste problema?

De forma geral, a principal causa das rupturas de estoque é a falta de um bom planejamento logístico. A figura do gestor de estoque é central para a análise de dados, elaboração do planejamento, além da responsabilidade, caso algo dê errado. Contudo, toda a empresa pode colaborar e ser uma causa de ruptura de estoque.

A seguir, entenda quais são as principais causas deste problema.

Ausência de planejamento

Diversos problemas podem ocorrer em um estoque devido à falta de planejamento, incluindo a ruptura de estoque. Nesses casos, há a ausência de dados sobre o estoque, o que dificulta a previsão para a reposição. Afinal, a ruptura acontece quando há um desequilíbrio entre o estoque e as gôndolas.

Portanto, é preciso analisar os dados a partir da demanda dos clientes e considerá-los ao elaborar um planejamento de estoque.

Gestão de compras precária

A gestão de compras é um ponto importante para garantir que sempre haverá produtos nas gôndolas. Neste caso, quando ela é precária, não há um bom gerenciamento junto aos fornecedores. Esse aspecto leva a atrasos no recebimento, cálculos errados sobre prazos de entrega e ocasiona as rupturas no estoque. Sem produtos no estoque, também não haverá produtos nas prateleiras.

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Falta de organização no estoque

Hoje, é de suma importância que lojas, supermercados e outros estabelecimentos façam o uso de tecnologias que ajudem no gerenciamento do estoque. Afinal, a má organização é uma das responsáveis pelas rupturas no estoque.

Vamos supor que um determinado lote de produtos acabou sendo perdido, porque atingiu seu prazo de validade. Além de uma ruptura, esse tipo de situação causa danos financeiros severos para a empresa. Contar com a tecnologia para a organização do estoque permite que esse tipo de problema não aconteça e que os produtos sejam disponibilizados nas gôndolas de acordo com o prazo de validade, entre outros fatores.

A tecnologia também auxilia na boa organização, para que o shelf life seja preservado, ou seja, para que os produtos permaneçam intactos até chegarem ao seu destino final. Outro ponto interessante é que com a organização do estoque nenhum lote de produtos fica “perdido” durante seu armazenamento.

Não há organização nas gôndolas

Assim como o estoque precisa ser bem organizado, as gôndolas também devem ter organização. Quando um produto não está no seu devido lugar e precificado, podem ocorrer rupturas. Afinal, o cliente vai procurar no lugar de sempre e não vai encontrar. Portanto, é função do gestor analisar se as gôndolas estão distribuídas corretamente.

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Como evitar que a ruptura de estoque aconteça?

Entendido o que é a ruptura de estoque, como acontece e também as causas frequentes para esse cenário, podemos entender como evitar que a ruptura de estoque aconteça. Organização, planejamento e tecnologia são três palavras-chave que podem te auxiliar a evitar a ocorrência das rupturas e dos prejuízos que as acompanham.

A seguir, veja algumas soluções.

Atenção aos fornecedores

A parceria entre estabelecimento e fornecedores é um dos pilares para que não aconteçam rupturas no estoque. Para isso, é preciso ter um planejamento realista, com quantidades e datas de entrega.

Neste aspecto, é possível contar com o auxílio da tecnologia para que as entregas possam ser agendadas em determinado momento e o estoque esteja apto para recebê-las. Com o Sistema Ganso, é possível contar com, por exemplo, a função agrupamento e agendamento de produtos/preços.

Gestão de estoque

Gestão de estoque significa o controle pleno do que entra e do que sai do estoque. A partir desses dados, o gestor é responsável por analisar as informações e traçar o perfil de consumo dos clientes.

Dessa forma, fica muito mais viável entender qual é o ritmo de consumo, para equilibrar as compras junto aos fornecedores e sempre ter produtos nas prateleiras. Todas essas informações ficam visíveis no Sistema Ganso, otimizando sua gestão de estoque.

Atenção às datas sazonais

Apesar de a gestão de estoque trazer boas informações e previsibilidade sobre o estoque, nem sempre o volume de vendas de um determinado produto é o mesmo. Falamos sobre as datas sazonais, ou seja, períodos em que um determinado item passa a ter mais procura.

Podemos pensar no feriado da Páscoa, por exemplo, um período em que é comum que as vendas de chocolate aumentem. Nessa data, é preciso que os supermercados e lojas preparem seus estoques, pois haverá bastante movimentação em diversos itens neste momento. Que tal se preparar para as datas sazonais inserindo essas informações no seu sistema?

Priorize a reposição de produtos de alto giro

Os produtos de alto giro são os mais procurados em um estabelecimento e justamente pelo volume de procura, eles devem ser priorizados no processo de reposição. É preciso fazer o agendamento com os fornecedores com antecedência, além de realizar compras em maiores quantidades, quando necessário.

Outro ponto a ser considerado é a análise periódica de estoque, para verificar quais são os produtos de alto giro, afinal, a demanda pode se transformar com o passar do tempo.

Ofereça treinamentos e capacitação para a equipe

Os tempos mudaram e é preciso que a equipe seja atualizada sobre o avanço tecnológico, bem como sobre os conceitos e estratégias mais indicadas para resolver esse tipo de problema.

Portanto, ao implementar um sistema de gestão e outras tecnologias que permitem mais controle do estoque, é primordial que toda a equipe receba treinamento. Colaboradores capacitados são uma das chaves para um estoque otimizado.

Sistema ERP

ERP é uma sigla para um termo em inglês chamado de Enterprise Resource Planning, que significa um sistema de gestão integrado. É por meio dele que as lojas varejistas podem controlar os diferentes processos como um todo, de forma integrada. Assim, é muito mais simples equilibrar entradas e saídas do estoque.

O ERP registra diversos dados referentes ao estoque, começando pelo recebimento da mercadoria, passando pela armazenagem e agendamentos de compra, até chegar à venda dos produtos ao consumidor final. É uma forma de contar com a tecnologia e otimizar o estoque.

Índice de ruptura

Por fim, o trabalho para evitar a ruptura de estoque deve ser contínuo e também preventivo. Para isso, é possível contar com o índice de ruptura, capaz de apontar a porcentagem de produtos em falta nas gôndolas naquele momento. Para isso, considere o catálogo total da loja e faça a seguinte proporção:

Se um supermercado vende 10 marcas de chocolate e uma delas está sem estoque, há uma ruptura de 10%. Faça a mesma análise nas diversas categorias de produtos da loja para resultados mais completos.

Na Ganso, oferecemos um sistema de gestão completo, para te ajudar com esse processo e otimizar o seu estoque. Preencha o formulário de contato ou ligue para nós pelo 0800 605 9600 para conhecer as vantagens.

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